Zakelijk schrijven. Twee woorden die bij veel mensen meteen beelden oproepen van saaie rapporten, eindeloze e-mails en teksten die niemand leest. Maar dat hoeft niet.
Goed zakelijk schrijven? Dat is gewoon helder communiceren. Niet moeilijker dan dat.
Waarom de meeste zakelijke teksten draken zijn
Laten we eerlijk zijn: de meeste zakelijke teksten die we dagelijks tegenkomen zijn gewoon slecht. Ze missen hun doel compleet. De schrijver bedoelt het goed, maar het resultaat werkt averechts.
De waarheid? De meeste zakelijke teksten zijn slecht omdat ze:
- Vol jargon zitten dat niemand begrijpt
- Zo lang zijn dat je de draad kwijtraakt
- Geschreven zijn voor de schrijver, niet voor de lezer
En dan verwonderen we ons dat niemand onze e-mails leest. Of dat onze rapporten in een la verdwijnen.
De gouden regel van zakelijk schrijven
Schrijf voor je lezer, niet voor jezelf.
Stel jezelf deze drie vragen voordat je begint:
- Wat wil mijn lezer weten?
- Waarom zou dit hem interesseren?
- Wat moet hij doen na het lezen?
Die vragen beantwoord? Dan kun je beginnen.
Vijf basis-regels die alles veranderen
1. Begin met het belangrijkste
Geen lange inleidingen. Geen context van drie alinea’s. Begin met wat er toe doet.
❌ “Naar aanleiding van de vergadering van vorige week dinsdag waarin verschillende punten aan bod kwamen…”
✅ “Het project loopt twee weken vertraging op. Dit is waarom en dit gaan we eraan doen.”
2. Eén gedachte per zin
Lange zinnen zijn de vijand van helderheid. Maak ze kort. Krachtig. Begrijpelijk.
❌ “Het rapport dat we vorige maand hebben opgesteld en waarin verschillende scenario’s zijn uitgewerkt, toont aan dat de implementatie van het nieuwe systeem, mits we de juiste stappen ondernemen, tot een verbetering van 15% kan leiden.”
✅ “Ons rapport toont het aan: het nieuwe systeem kan de efficiency met 15% verbeteren. Wel moeten we de juiste stappen ondernemen.”
3. Zeg wat je bedoelt
Geen verhullende taal. Geen corporate speak. Gewoon duidelijk zeggen waar het op staat.
❌ “Er zijn uitdagingen geconstateerd in de realisatie van de gestelde doelstellingen.”
✅ “We halen onze doelen niet.”
4. Gebruik actieve zinnen
Passieve zinnen maken teksten zwak en onduidelijk. Wie doet wat? Zeg het gewoon.
❌ “Er is besloten dat de deadline verschoven zal worden.”
✅ “We verschuiven de deadline.”
5. Schrijf zoals je praat
Stijf en formeel werkt niet meer. Mensen willen teksten die ze begrijpen. Teksten die klinken als een normaal gesprek.
❌ “Wij willen u hierbij in kennis stellen van het feit dat…”
✅ “We laten je weten dat…”
Praktische tips voor elke dag
Voor e-mails:
- Onderwerp dat direct zegt waar het over gaat
- Belangrijkste boodschap in de eerste zin
- Maximaal drie alinea’s
- Duidelijke vervolgstap
Voor rapporten:
- Executive summary voorop
- Koppen die de inhoud samenvatten
- Korte alinea’s (max 4 regels)
- Conclusies en aanbevelingen apart
Voor presentaties:
- Eén boodschap per slide
- Spreektaal, geen leestaal
- Verhaal dat logisch opbouwt
- Concrete vervolgstappen
De drie grootste valkuilen (en hoe je ze vermijdt)
Valkuil 1: Het jargon-monster
“We gaan de stakeholders alignen voor optimale deliverables.” Wat bedoel je eigenlijk? “We stemmen af met betrokkenen voor het beste resultaat.” Veel beter.
Jargon is een sluipmoordenaar. Het sluipt je teksten binnen en maakt ze onleesbaar. Elke branche heeft zijn eigen jargon. IT’ers hebben het over “deployments” en “legacy systems”. Marketeers over “touchpoints” en “customer journeys”.
Gebruik vakjargon alleen als je zeker weet dat je lezer het begrijpt. En zelfs dan: kun je het ook gewoner zeggen? Voor helder Nederlands kun je altijd de richtlijnen van Onze Taal raadplegen.
Valkuil 2: De alinea-aaneenschakeling
Blokken tekst schrikken mensen af. Niemand wil door een muur van woorden heen beuken.
Wit. Ruimte. Maakt. Teksten. Leesbaar. Geef je lezer rust voor zijn ogen.
Vuistregel: wissel lange en korte alinea’s af. Maximaal 40-50 woorden per alinea. En gebruik subkoppen om je tekst op te breken.
Valkuil 3: Het beleefdheidsoffensief
“Naar aanleiding van uw gewaardeerde reactie van vorige week, waarbij u de vriendelijkheid had om…” Stop. Hou op.
Dit is geen negentiende-eeuwse briefwisseling. Beleefd zijn is prima, maar overdreven vormelijk zijn maakt je teksten log en onpersoonlijk. “Bedankt voor je reactie. Hier is mijn antwoord.” Klaar.
Concrete voorbeelden uit de praktijk
Voorbeeld 1: De rammelende e-mail
❌ Betreft: Verzoek om informatie betreffende de status van project Alpha
Geachte heer/mevrouw,
Naar aanleiding van onze vorige correspondentie van 15 maart jongstleden, waarbij diverse aspecten van het project ter sprake kwamen, willen wij u vriendelijk verzoeken om een update te verstrekken aangaande de huidige status van de verschillende onderdelen van het project, teneinde een helder beeld te verkrijgen van de voortgang en eventuele knelpunten die zich hebben voorgedaan.
✅ Onderwerp: Update project Alpha
Hoi Sarah,
Hoe staat het met project Alpha? We hadden het er 15 maart over, en ik ben benieuwd naar de voortgang.
Specifiek wil ik graag weten:
- Waar staan we nu?
- Welke onderdelen lopen volgens schema?
- Waar lopen we tegen problemen aan?
Kun je me deze week even bijpraten?
Groet, Mark
Voorbeeld 2: Het onduidelijke rapport
❌ Uit de analyse van de verzamelde data betreffende de klanttevredenheid blijkt dat er significante verbeterpunten zijn geïdentificeerd in verschillende aspecten van de dienstverlening, welke nader onderzocht dienen te worden teneinde tot een optimalisatie van de klantervaring te komen.
✅ Onze klanten zijn niet tevreden. Dat blijkt uit de laatste enquête.
De belangrijkste klachten:
- Lange wachttijden (67% van de klanten)
- Onduidelijke communicatie (45%)
- Traag afhandelen van problemen (38%)
Mijn advies: begin met de wachttijden. Daar winnen we het meest mee.
Gereedschappen die je helpen
De 5-woorden-test
Kun je je boodschap in vijf woorden samenvatten? Zo niet, dan is je bericht te ingewikkeld. Maak het simpeler.
De moeder-test
Zou je moeder je tekst begrijpen? Zo niet, dan is het te vaag of te vol jargon. Herschrijf.
De hardop-test
Lees je tekst hardop voor. Struikel je over zinnen? Kom je adem tekort? Dan zijn je zinnen te lang. Maak ze korter. Tools zoals Hemingway Editor kunnen je helpen om te lange zinnen te spotten.
De waarom-test
Waarom zou iemand dit willen lezen? Als je geen goed antwoord hebt, begin opnieuw.
Het geheim van goede zakelijke teksten
Wil je weten wat het verschil maakt tussen teksten die werken en teksten die worden weggelegd?
Respect voor je lezer.
Respecteer zijn tijd. Respecteer zijn intelligentie. Respecteer zijn behoefte aan duidelijkheid.
Schrijf alsof je tegenover hem zit. Alsof je hem persoonlijk vertelt wat hij moet weten. Want eigenlijk doe je dat ook.
Goede zakelijke teksten voelen niet als zakelijke teksten. Ze voelen als een gesprek met iemand die weet waar hij het over heeft. Iemand die je tijd niet verspilt. Iemand die je helpt verder te komen.
Dat is wat je nastreeft. Niet perfecte grammatica of indrukwekkende woordkeuze. Gewoon helderheid. Duidelijkheid. Bruikbaarheid. Onderzoek van Nielsen Norman Group bevestigt dat mensen online vooral scannen – des te belangrijker om helder te schrijven.
Waar begin je?
Pak je laatste e-mail erbij. Lees hem hardop voor. Klinkt het als iets wat je zou zeggen? Zo niet, herschrijf het.
Begin klein. Eén e-mail per dag bewuster schrijven. Eén rapport per week kritisch bekijken. Voor je het weet, schrijf je teksten die mensen écht lezen.
Stap 1: De e-mail-uitdaging
Elke e-mail die je verstuurt, check je eerst:
- Onderwerp duidelijk?
- Belangrijkste punt in de eerste zin?
- Korter dan drie alinea’s?
- Duidelijk wat de ontvanger moet doen?
Stap 2: De jargon-jacht
Ga op jacht naar jargon in je teksten. Elke corporate term die je tegenkomt, vervang je door gewone woorden. “Faciliteren” wordt “mogelijk maken”. “Implementeren” wordt “invoeren”.
Stap 3: De zinnen-knipper
Alle zinnen langer dan 20 woorden knip je doormidden. Geen uitzonderingen. Je zult verbaasd zijn hoeveel helderder je teksten worden.
Stap 4: De lezer-test
Bij elke tekst die je schrijft, vraag je af: zou ik dit zelf willen lezen? Zo niet, herschrijf het tot je “ja” kunt zeggen.
Wanneer je elke week een stap neemt, heb je na een maand een nieuwe gewoonte. Een die je jaren vooruit gaat helpen.
En dat is het hele punt van zakelijk schrijven: gelezen worden. Begrepen worden. Actie uitlokken.
De rest is bijzaak.
PS: Zakelijk schrijven is een vaardigheid, geen talent. Je kunt het leren. Je kunt er beter in worden. Begin vandaag. Je lezers zullen je dankbaar zijn.
Veelgestelde vragen over zakelijk schrijven
Maar moet zakelijk schrijven niet formeel zijn?
Nee. Formeel betekent niet automatisch professioneel. Je kunt zakelijk én toegankelijk schrijven. “We laten je weten dat…” werkt beter dan “Wij willen u hierbij in kennis stellen van het feit dat…”
Hoe weet ik of mijn tekst te lang is?
Simpele test: zou je dit zelf willen lezen? Zo niet, dan is het te lang. Of vraag aan een collega: “Kun je me in 30 seconden vertellen waar dit over gaat?” Lukt dat niet, dan moet het korter.
Wat als mijn chef juist van die corporate taal verwacht?
Begin klein. Pas één e-mail aan. Kijk wat er gebeurt. Vaak merken mensen niet eens dat je anders schrijft – ze merken wel dat ze je beter begrijpen.
Mag ik persoonlijke voornaamwoorden gebruiken in rapporten?
Ja! “Wij adviseren” is duidelijker dan “Er wordt geadviseerd”. Het maakt je tekst menselijker en je aanbevelingen krachtiger.
Hoe schrijf ik korter zonder belangrijke info weg te laten?
Schrap bijvoeglijke naamwoorden. “Significant verbeterpunt” wordt “verbeterpunt”. Zet kerncijfers in een tabel in plaats van in lopende tekst. Gebruik opsommingen voor lijstjes.
Wat als ik moet schrijven over ingewikkelde onderwerpen?
Ingewikkeld onderwerp betekent niet ingewikkelde zinnen. Juist niet. Leg het uit alsof je het aan een nieuwe collega vertelt. Gebruik voorbeelden. Maak het concreet.
Hoe zorg ik dat mensen actie ondernemen na het lezen?
Zeg precies wat je wilt. “Laat me weten wat je ervan vindt” is vaag. “Kun je voor vrijdag laten weten of je akkoord gaat met voorstel 2?” werkt.
Prompt voor betere zakelijke teksten
Wil je direct aan de slag? Gebruik deze prompt bij je volgende zakelijke tekst:
“Herschrijf deze zakelijke tekst zodat hij helder, actionable en leesbaar wordt.
Specifiek: Maak van deze tekst een heldere communicatie die direct tot de kern komt en de lezer aanzet tot actie.
Context: [Beschrijf hier: wat voor bedrijf/organisatie, welke situatie, wat is er aan de hand?]
Rol: Je bent een expert in zakelijk schrijven die corporate jargon omzet in heldere, menselijke communicatie.
Audience: [Voor wie schrijf je? Doelgroep, hun problemen, hun taal, hun behoeften]
Persoonlijk: Schrijf direct en toegankelijk, zonder poespas. Gebruik korte zinnen, actieve taal, en zorg dat het klinkt als een normaal gesprek. Geen corporate speak.
Hanteer deze regels:
- Begin met de belangrijkste boodschap
- Maximaal 20 woorden per zin
- Alinea’s van maximaal 50 woorden
- Vervang jargon door gewone woorden
- Schrijf actief in plaats van passief
- Eindig met een concrete vervolgstap
Originele tekst: [Plak hier je tekst]”
Probeer het uit. Kijk of het verschil oplevert.